Čo znamená elektronizácia verejného obstarávania?

Elektronizácia verejného obstarávania je povinnosťou pre všetkých už od 19. októbra tohto roku. Nemusíte sa jej však báť. Prinesie so sebou množstvo výhod ktoré určite oceníte a pri výbere správneho systému to bude hračkou.

Elektronizácia verejného obstarávania je témou, ktorá je v posledných niekoľko mesiacoch často spomínaná, predovšetkým vďaka neustálemu odkladaniu termínu splnenia tejto povinnosti. V zákone o verejnom obstarávaní sa prechodné obdobie počas ktorého nie je elektronizácia povinnou už pár krát posunulo, no vyzerá to tak, že tento krát už skutočne poznáme finálny dátum.

Pre niektorých potešujúca správa, pre iných zase správa, ktorá môže vyvolať paniku. Tak či onak, je dátum pre všetkých pevne stanovený na 19. októbra 2018 (viď Smernica 2014/24/EU, článok 90). Povinnosťou každého členského štátu EÚ je tak dodržiavať európske smernice, kde je zakotvený dátum, kedy musí byť elektronické verejné obstarávanie povinnosťou a dátum, ktorý je stanovený je bližšie, než by sa vám mohlo zdať. Pri prvom pohľade je zrejmé, že povinnosť elektronizácie sme si nechali na poslednú chvíľu aj napriek tomu, že snaha zaviesť túto povinnosť tu bola už omnoho skôr.

Možno si pri čítaní týchto riadkov stále pýtate, čo si máte pod pojmom povinná elektronizácia predstaviť. Predovšetkým vás čaká zvykanie si na nové veci, zmena zaužívaných procesov a pravdepodobne aj nejaké tie školenia. Elektronizácia však nie je strašiak a netreba sa jej báť. Prinesie so sebou aj množstvo kladných aspektov ako napríklad uľahčenie administratívnej práce, urýchlenie a zefektívnenie procesov obstarávania a množstvo ďalšieho. Jednoducho povedané, zostane vám viac času na iné aktivity, na ktoré možno doteraz nezostal priestor. Kratšie lehoty na predkladanie ponúk a ich vysvetľovanie, plynulejšia komunikácia, či zníženie administratívnej záťaže, to sú aspekty, ktoré so sebou elektronizácia prinesie. Ak sa tohto procesu obávate, odporúčame sa zveriť do rúk odborníkom, ktorých riešenia sú určené práve pre tieto prípady.

Ako ste sa určite v §20 zákona o VO dočítali, elektronizácia sa týka najmä dvoch aspektov:

• Elektronické vysvetľovanie predstavuje jednoduché elektronické zasielanie správ bez evidencie zbytočných doručeniek, nutnosti chodenia na podateľňu či poštu, a predovšetkým skrátenie lehôt na odpoveď pri vysvetľovaní z 5 pracovných dní na 2 pracovné dni (s výnimkou vysvetľovania mimoriadne nízkej cenovej ponuky (MNCP), kde ostáva lehota 5 pracovných dní, viď § 40 ods. 4 písm. a, §53 ods.5 písm. e). Minimálna lehota sa v prípade vysvetľovania (okrem MNCP) môže počítať odo dňa odoslania – no my radšej túto lehotu počítame odo dňa doručenia
• Elektronické doručovanie ponúk zabezpečuje uchádzačom odosielanie ponúk 24 hodín denne a vy a vaši členovia komisie tak máte všetko automaticky prehľadne zobrazované a archivované v elektronických systémoch. Podobne ako pri elektronickom vysvetľovaní aj elektronické doručovanie ponúk je dôvodom pre skrátenie lehoty, konkrétne o 5 dní (pre nadlimitné súťaže viď §66 ods. 3, §69 ods. 2, §72 ods. 5; pre podlimitné súťaže sa skrátenie lehoty neaplikuje).

Na záver je dôležité pripomenúť jeden zásadný fakt. Elektronizácia verejného obstarávania sa netýka úplne všetkých verejných obstarávateľov. §20 sa nevzťahuje na všetky postupy a z povinnej elektronizácie sú tak vyňaté zákazky s nízkou hodnotou (§117).