Prečo by ste mali začať s elektronizáciou už dnes?

Termín povinnej elektronizácie je každým dňom bližšie a pri pohľade na kalendár zistíme, že nám zostáva ani nie polrok. 6 mesiacov sa síce môže javiť ako dlhá doba na to, aby ste začali riešiť vašu povinnosť už dnes, avšak my sme sa rozhodli napísať pre vás 4 argumenty, ktoré by vás mali presvedčiť o tom, aby ste si elektronizáciu nenechávali na poslednú chvíľu.

1. Získajte čas na zabehnutie nových procesov

Ak začnete s elektronizáciou obstarávania čo najskôr, budete mať dostatok času na úvod, aby ste sa v nových procesoch zorientovali a zabehli sa. Skúsme si ale spoločne predstaviť situáciu, ak by ste začali s elektronizáciou až po termíne povinnej elektronizácie. Čo by vás čakalo? Predovšetkým prídete o výhodu toho, že by ste si sami mohli vybrať zákazku, na ktorej by ste sa mohli učiť a testovať. Máme tým na mysli napríklad zákazku s nízkou hodnotou, či podlimitnú súťaž. Budete musieť rovno zápasiť jednak s novým systémom a zároveň aj so zložitejšou zákazkou, čo v konečnom dôsledku môže značne skomplikovať prácu

2. Nezabudnite na interné smernice

Často podceňovaná aktivita, ktorá však má veľký vplyv na „hladkosť“ priebehu elektronizácie procesov verejného obstarávania. Aj preto je táto aktivita zaradená medzi naše argumenty, prečo začať s elektronizáciou čo najskôr. Optimalizácia interných smerníc spočíva najmä v pochopení vašich interných procesov a návrhu ich prechodu na procesy elektronické (napr. ako sa bude stretávať komisia, zapojenie registratúry, poverenia pri elektronickej komunikácii a pod.). Zreteľ sa kladie najmä na to, aby elektronické procesy boli v súlade s internými procesmi vo vašej organizácii ako aj s ďalšími legislatívnymi požiadavkami, ktoré sú na vás z každej strany kladené. Čím viac času necháte pre poskytovateľov elektronických riešení, tým lepší produkt dokážu ponúknuť presne pre vás.

3. Vyvarujte sa „blázincu“ v októbri

V neposlednom rade je treba myslieť aj na to, že proces implementácie systému (pozrite aj článok Ako prebieha nasadenie sytému na elektronizáciu?) vyžaduje tak čas na vašej strane ako aj strane poskytovateľov elektronických riešení. Pokiaľ sa väčšina obstarávateľov rozhodne prejsť na elektronický systém až na poslednú chvíľu, pokojne môže nastať situácia, že poskytovatelia elektronických riešení jednoducho nebudú stíhať. Následne tak môže vzniknúť nepríjemná situácia, že „oneskorenci“ sa dostanú na rad až po stanovenom povinnom termíne. Nehovoriac o tom, že v časovom strese sa často krát vynechá optimalizácia procesov, čo sa môže prejaviť v neskorších fázach realizácie elektronického verejného obstarávania.

$. Užívajte si výhody elektronizácie už dnes

Elektronizácia nie je žiaden strašiak a práve naopak prináša so sebou množstvo výhod v podobe zrýchlenia procesov (skrátenie lehoty na predkladanie ponúk či vysvetľovanie), zefektívnenie vašej práce (elektronická komunikácia, systémom generované údaje a protokoly), minimalizovanie rizika vzniku chýb (notifikácie pred koncom termínov, automatické kontroly), či zvýšenie transparentnosti. Profesionálne nastavená elektronizácia obstarávania jednoducho pomôže každému z vás.

Dotazník ÚVO k splneniu podmienok Vyhlášky

Prečítať

Ako prebieha nasadenie systému na elektronizáciu verejného obstarávania?

Prečítať

Chcete prejsť na elektronické riešenie? Neváhajte nás kontaktovať už dnes

Mám záujem