Ako prebieha nasadenie systému na elektronizáciu verejného obstarávania?
Prechod na elektronickú verziu verejného obstarávania je proces predovšetkým o analyzovaní a prispôsobovaní. Je preto dôležité, aby ste si zvolil najvhodnejší systém na elektronizáciu obstarávania. A samozrejme, nenechávajte si to na poslednú chvíľu, aby ste žiaden krok nevynechali.
Skôr než prejdeme ku samotným krokom implementácie je potrebné poznamenať, že tento proces je veľmi individuálny a vyžaduje si osobitný prístup ku každému klientovi. Každá organizácia je totiž svojim spôsobom špecifická či už svojou veľkosťou, počtom referentov na oddelení verejného obstarávania, či inými parametrami. Nemožno tak unifikovať tento proces pre všetkých rovnako. V niektorých prípadoch je možné nasadiť rýchlejšie takzvanú "krabicovú verziu" so štandardnými nastaveniami, no takýchto prípadov je však veľmi málo. Prejdime teda k samotným krokom implementácie:
KROK 1. Analýza smernice a pochopenie potrieb organizácie
Skôr, než sa pustíme do práce, je potrebné analyzovať vaše procesy týkajúce sa verejného obstarávania a rovnako aj zistiť, čo očakávate od vášho nového systému a s čím by vám mal vedieť pomôcť. Výsledkom tohto kroku je návrh transformovania vašich doterajších procesov do elektronickej podoby vrátane sady zlepšení procesov a odporúčaní pre realizáciu elektronických súťaží. Tento krok odporúčame nevynechávať predovšetkým z toho dôvodu, že počas realizácie elektronických súťaží vás nezaskočia neočakávané problémy. Zároveň vás celým procesom transformácie prevedú skúsení odborníci.
KROK 2. Nastavenie a úprava systému
V prípade, že sú vaše procesy zanalyzované, nastáva čas nastaviť systém presne podľa vašich potrieb tak, aby čo najviac zodpovedal vašim predstavám. Celý systém je možné personalizovať pre vašu organizáciu, či už ide o drobnú zmenu loga alebo úvodnej obrazovky, až po väčšie zásahy do systému. Štandardizovaný systém, ktorý neposkytuje veľkú mieru prispôsobenia sa vašim požiadavkám, poskytuje viacero firiem. Avšak iba niekoľko z nich vám vie dodať systém ušitý na mieru, ktorý vám bude vyhovovať.
KROK 3. Školenie a spustenie systému
Ak sú prvé dva kroky splnené a vy ste s výsledkom spokojní, prichádza na rad formálna časť a to spustenie systému. To znamená, že získate prístupové údaje, manuály a iné materiály, ktoré vám pomôžu s používaním systému. Samozrejme, nie všetky informácie sa dajú vtesnať do manuálov a iných informačných materiálov a práve preto by samozrejmosťou mala byť séria školení od odborníkov. Tí vás budú prevádzať nielen systémom ale aj odbornou stránkou realizácie elektronických súťaží (napr. ako má komisia vyhodnocovať, ako ma zadávať uchádzač dokumenty v ponuke, kedy vyžadovať originál ponuky a podobne) tak, aby ste mali komplexný prehľad o tom, čo všetko so sebou elektronizácia prináša.
KROK 4. Prevádzka a podpora
Prvé súťaže môžu byť ešte zložitejšie, avšak s dlhodobým používaním nadobudnete aj sebastotu v práci so systémom. Odporúčame najprv začať menšími súťažami, aby ste si nové prostredie vyskúšali na menej komplikovanejšom prípade. Neodmysliteľnou súčasťou tejto fázy je aj aktívna podpora zo strany poskytovateľa vo forme emailovej alebo telefonickej komunikácie s odborníkmi z verejného obstarávania, ktorí by mali byť ochotní vám pomôcť s akýmkoľvek problémom, ktorý vás môže postretnúť.
TIP: Ak si chcete systém vyskúšať, obráťte sa na poskytovateľov týchto riešení s požiadavkou na bezplatnú skúšobnú prevádzku.
KROK 5. Elektronizácia súvisiacich procesov
Analýza procesov ako zber požiadaviek na obstarávanie, či správa zmlúv, ktoré súvisia s procesom verejného obstarávania sú ďalšími krokmi k efektívnemu a optimálnemu nastaveniu procesov. Zníženie potreby duplicitnej práce pri prepisovaní údajov, či zvýšenie informovanosti zapojených osôb – to sú výhody, ktoré prináša komplexná elektronizácia procesov.
